新入社員・若手社員の皆さまへ

2012年7月 4日 (水)

ビジネスメールを読んでもらうコツ ~件名の付け方 その2~

おはようございます!

富士通ラーニングメディア・ブログ担当です。

 

昨日のブログでは、

「メールを埋もれさせないための件名の付け方」の1つ目のコツとして、

「具体的な内容がわかる件名を付ける」というご提案をしました。

 

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今日は、2つ目のコツをご紹介します。

 

2.件名に返信期限を入れる

 

いつまでに返信がほしいのかを、

あらかじめ件名に入れましょう。

 

期限を入れることにより、上司やリーダーは、

返信の優先順位が付けやすくなります。

 

7/10(火)10時までに返信」

「本日18時までに返信」など、

具体的な期限を記すことを心がけてみてください。

 

 

昨日から2回にわたって、相手から確実に返事をもらうための、

メールの件名の付け方について、お伝えしてまいりました。

 

今回、ご紹介したような具体的なコツを取り入れつつ、

さらに、相手の立場に立って考えることが、

何よりも大切なのではないかと思っています。

 

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2012年7月 3日 (火)

ビジネスメールを読んでもらうコツ ~件名の付け方 その1~

おはようございます!

富士通ラーニングメディア・ブログ担当です。

 

上司や先輩に、質問や確認があってメールをしたのに、

なかなか返事がもらえない。

 

そんな経験をしたことがありませんか?

 

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上司やリーダーの中には、1日に何十通、何百通という、

メールを受信している人もいます。

 

数多くのメールの中で、

自分のメールを埋もれさせないために、

メールの件名を、ひと工夫してみませんか?

 

私が実際に心がけている2つのコツのうち、

今日は1つ目をご紹介したいと思います。

 

1.具体的な内容がわかる件名を付ける

 

ひと目見て、内容がイメージできる件名を付けましょう。

 

「質問です」「確認してください」だけでは、

見落とされてしまう可能性があります。

 

【質問です】A社●●開発の件について

【延期の連絡】B社商談日程について

 

など、

件名だけで、具体的な内容が把握できること

を意識してください。

 

明日は、もう1つのコツについて、

お話ししたいと思います。

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2012年6月20日 (水)

指示待ちの新入社員からのステップアップ

私が入社して間もないころ、所属部署にかかってくる電話に、

率先して出るように心がけていました。

 

新人ですから、対応方法がわからないことも多く、

ベルが鳴るたびに、ドキドキしながら、

受話器を取っていたことを思い出します。

 

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でも、そのおかげで、

お世話になっているお客様のお名前や会社名を、

いち早く覚えることができ、

 

モチベーションを高くもって、

その後の業務に臨めたように思います。

 

新入社員時代は、上司や先輩方から、

業務について教えられる場面が多く

 

ときには、自分が「指示待ち」であるような不安を

感じることもあるかもしれません。

 

しかし、指示や指導を仰ぎながらも、

自分のできることを探して、取り組むことで、

毎日が、より充実したものになっていくような気がします。

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2012年6月 1日 (金)

I(アイ)メッセージに置き換える

あなたが会社に遅刻してしまったとき、上司から

『仕事を何だと思っているんだ。(君は)社会人として失格だ!』

と言われたとします。

 

その言葉を聞いて、あなたは、

素直に反省する気持ちになれるでしょうか。

 

では、次のような言葉をかけられたらどうでしょう。

 

『何があってもよいように、余裕を持った行動をとることが、

社会人としての基本だと、私は思う。自分なりに考えてほしい』

 

1つ目の言葉と比べて、反発なく受け入れられると思いませんか。

 

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私たちは、普段、相手を攻めたり批判したりする場面で、

無意識に「あなた」を主語としたYou(ユー)メッセージ」を使いがちです。

 

一方、同じ状況下の会話でも、

主語を「私」に置き換えて伝えるI(アイ)メッセージ」は、

素直に受け止められる表現方法です。

 

ぜひ、意識して使ってみてください。

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2012年4月18日 (水)

あいさつから始まるコミュニケーション ~新入社員のみなさんへ~

新入社員のみなさんに、ぜひ身に付けていただきたいのが、
自分からあいさつをする」という習慣です。

あいさつなんて簡単と思われることも多いのですが、
自分からあいさつをするのは、意外に勇気が必要ですよね。

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あいさつは、単なる言葉のやりとりではなく、
コミュニケーションのきっかけになるもの。

大きな声と笑顔であいさつをすれば、相手に、
「明るく元気な人」という
好印象を与えることができるのではないでしょうか。

また、自分からあいさつをすることで、
相手を重視しコミュニケーションをとろうとしている
という意思が伝わります。

上司や先輩から、顔や名前を覚えてもらったり、
そこから会話が始まったりすることもあるかもしれません。

まずは相手の目を見て、元気な声であいさつすることから、
始めてみませんか?

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